Ankara,Türkiye
admin@gencyoneticiler.com

Geribildirim (Feedback) Almak ve Vermek

For Young Managers...

Geribildirim almak ve vermek kültürümüzde yavaş yavaş yerleşen bir olgu. Geribildirimi eleştirilmek olarak algılayabiliyor ve eleştirilmeyi pek sevmiyor, istemiyoruz da. En azından Türkiye’de yaptığımız bir çalışma bunu doğrular nitelikte…

“Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” envanterinde yer alan geribildirim sorularına verilen yanıtları analiz ettiğimizde gördük ki geribildirim almayı da vermeyi de pek tercih etmiyoruz. Olumlu geribildirimi savunma yapmadan kabul etme oranı Türkiye’de yüzde 47 iken bu oran, bize en yakın ülkeler olan İtalya ve Fransa’da oran yüzde 54, İngiltere de 59, Almanya’da 62, Amerika’da 64 ve 150 ülke ortalamasıysa yüzde 61 olarak karşımıza çıkıyor.

Geribildirimi kabul etmek bu kadar zorken yöneticiler özellikle matematiksel karşılığı olmayan konularda geribildirim vermekte daha da zorlanıyorlar. Çalışanlarsa verilen geribildirimi kişiselleştirdiği için savunmaya geçmeden kabulde zorluk yaşıyor. Bu noktada karşımıza bir yumurta tavuk ikilemi çıkıyor. Bu nedenle yaptığım yönetici koçluklarının içinde geribildirim seanslarına önemli bir yer ayırıyorum.

Kariyerim boyunca çok sayıda geribildirim verdim, dolayısıyla bu konuda oldukça deneyimliyim ancak benim de kolayca veremeyeceğime inandığım geribildirimler hâlâ var. Bunlar aslında “zor geribildirim” kategorisinde yer alıyor. Gelin, “zor geribildirim” ifadesinden ne anlamamız gerektiğine birlikte bakalım:

Kişisel hijyen ile ilgili geribildirimler
Giyim tarzı ve dış görünüş ile ilgili geribildirimler
Kullandığı dil ve/veya yazılı iletişim şekli hakkında geribildirimler
Davranışsan sıkıntılar veya negatif tutum ile ilgili geribildirimler
Performans sistemi olmayan şirketlerde düşük performans görüşmeleri
Bunları kendi içlerinde gruplarsak kişisel hijyen, dış görünüş ve giyim tarzı birbirine benzer şekilde en zor geribildirim konularıdır zira bunlar yanlış anlaşılmaya çok müsait ve kişiselleştirilme ihtimali en yüksek konulardır. Kullandığı dil, davranış veya performans ile ilgili geribildirimler nispeten daha kolaydır: Bu grup konulara örnekler oluşturabilme ve olayı kişiye aktarırken somutlaştırabilme fırsatı vardır.

Bir dönem ekip arkadaşlarımdan biri hijyen konusunda sorun yaşıyordu ve bu konuda kendisine geribildirim verme görevi bana düşmüştü. Üç gece rahat uyku uyuyamadığımı hatırlıyorum. Çok fazla ön hazırlık yaptım. Şanslıydım ki ekip arkadaşım çok anlayışlı çıktı ve ne geribildirim sırasında ne de sonrasında sıkıntı yaşadım. Ancak giyim tarzına yönelik bir örneğim, bir önceki gibi başarılı değildi. Geribildirimi telefonda vermek zorunda kaldım ve karşı taraf konuyu çok başka bir yere çekmek istedi ki bu konuşma için iyi bir hazırlık yapmadığım için karşımdaki kişiyi de suçlayamazdım. Sonuç olarak aynı noktaya hiçbir şekilde gelemedik. Konu kişiselleşti ve halledilemeden kapandı.

Çok resmi konuşan bir yöneticiye şirketin kurum dili ve samimi yaklaşımının kültürümüzün önemli bir parçası olduğuna dair geribildirimimse uzun bir süre işe yaramamıştı. Hatta o kişi bana daha da resmi davranmaya başlamıştı. Ancak istikrarlı bir şekilde devam edince ve karşı taraf niyetimden emin olunca değişim başladı.

Şirket kültürüne göre değişen ve davranışlarla ilgili konular için geribildirime gerek kalmadan konuyu çözmenin yolu, iyi bir oryantasyon ve hatta daha iş görüşmesinde bu başlıkların ele alınmasıdır.

Sıklıkla yazılı iletişim kuran bir çalışan hayal edin. Bir süre sonra, bu çalışandan e-posta alan kişiler rahatsız olmaya başlıyor. Ancak e-postayı okuduğunuzda elle tutulur bir negatiflik olmadığını görüyor, sorunu örneklendiremiyorsunuz. E-posta karşı tarafı rahatsız edecek derecede soğuk, resmi veya aslında emir kipinin sonuna eklenen “Rica ederim” gibi yumuşatılmış ifadelerle yazılıyor. Kurallara uyuyor, “Teşekkür ederim” bile yazılmış ancak e-postanın bütününü okuduğunuzda bir nezaket söz konusu olmadığı gibi nezaketsizlik de aslında yok.

Neredeyse her kurumda buna benzer vakalara rastlıyorum. Bu kişiye geribildirim verdiğinizde e-postalarını açıyor ve aslında genel geçer kurallara uyduğunu söylüyor ancak metnin bütünü okunduğunda kişide negatif bir his uyandırıyor. Bu geribildirimin başarılı olması için en kritik konu, o kişiyle aranızda tesis ettiğiniz güven. Eğer size güveniyorsa ve siz de aşağıda belirttiğim yeterli hazırlığı yapmışsanız yapıcı bir görüşme geçirirsiniz. Ancak aksi durumda işinizin oldukça zor olduğunu söyleyebilirim.

Düşük performans, çalışandan beklenen iş sonuçlarının alınamaması demek. Hedeflerin tutmaması bunun için akla gelen ilk örneklerden. Ancak şirketin içinde neyin “düşük performans” sayılabileceği ya da yüksek performansın ne olduğu iyi tanımlanmamışsa sıkıntılar hemen ortaya çıkıyor. Tüm bunlar geribildirim sürecini sekteye uğratıyor.

Peki geribildirim verirken nelere dikkat edilmeli? Nasıl bir yol izlenmeli?

Zor konularda geribildirim verirken cesaret ve duyarlılık dengesi önemli bir konu. Cesaret geribildirimi net verebilmek için, duyarlılıksa karşı tarafı sadece anlamak için önemli. Ek olarak geribildirimi vereceğiniz kişiye iyi niyetinizi açıkça ifade etmeniz gerekiyor ki sizi negatif algılamasın.

Tüm bunların yanı sıra geribildirim vermek için izlenmesi gereken bir yoldan söz edebiliriz.

Güven ilişkisi yaratmak. Geribildirimi verecek kişi ile alan kişi arasındaki güven her kapının anahtarı ve süreci hızlandıran bir noktadır.

Ön hazırlık yapmak. Kendinize soracağınız bazı sorular sayesinde ön hazırlık sürecini etkili bir şekilde tamamlayabilirsiniz. “Neden bu geribildirimi veriyorum?”, “Ne elde etmek istiyorum?”, “Zor durumlar ne olabilir?”, “Kilit olan ve netleşmesi gereken konu nedir?”, “Bu görüşmeden ne ile çıkmalıyım?”, “Geribildirim verdiğim kişi ne ile çıkmalı?” gibi soruların yanıtlarını hazırlamak kritiktir.

Davet ve görüşme anını iyi planlamak. İçten ve samimi bir karşılama ve mekan oldukça önemlidir. Kimsenin sizi duymadığından emin olmalısınız ve hiyerarşi hissedilen bir oturma düzeni oluşturmamalısınız. Konuşmaya niyetinizi ifade ederek başlayın. Karşı tarafın sözünü kesmeden dinleyin ve ön hazırlıkta belirlediğiniz konuların tamamen konuşulduğundan emin olmadan konuyu kapatmayın.

Etkili bir kapanış yapmak. Güzel bir kapanış her şeyin ilacıdır. Görüşme sırasında yara açılmışsa geribildirim verdiğiniz kişinin odadan açık yarayla ayrılmasına izin vermeyin. Etkili bir kapanışta konuşmanın kısa bir özeti bulunmalı, üzerinde anlaşılan konulardan emin olunmalı. Son olarak iyi dileklerle bir sonraki görüşme netleştirilmeli.

Özetle geribildirim verirken de alırken de kendimizi karşıdakinin yerine koymamız, anlamak için dinlememiz, anlamlı konuşmamız ve net olmamız gerekiyor. Ancak bu sayede güveni pekiştirebilir ve verdiğimiz geribildirimin işe yaramasını sağlayabiliriz.

 

ALINTIDIR…

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir